Правовой аудит обработки персональных данных представляет собой комплекс мероприятий, направленных на выявление несоответствий деятельности оператора требованиям законодательства и устранение таких несоответствий до момента проведения проверки уполномоченным органом. Актуальность подобного аудита обусловлена усилением контрольно-надзорной активности Роскомнадзора, существенным увеличением штрафных санкций и повышением внимания общества к вопросам защиты частной жизни. Практика показывает, что значительная часть нарушений, выявляемых при проверках, является следствием не умысла, а правовой неосведомленности и отсутствия системной работы по обеспечению соответствия.

Целью правового аудита является формирование объективного представления о состоянии системы обработки персональных данных у оператора, выявление правовых и организационных недостатков, оценка рисков привлечения к ответственности и разработка плана мероприятий по их устранению. Аудит охватывает все аспекты деятельности оператора: правовые основания обработки, содержание локальных нормативных актов, порядок получения согласий, организацию хранения и защиты данных, взаимодействие с третьими лицами, трансграничную передачу сведений, а также порядок реагирования на обращения субъектов персональных данных.

На первоначальном этапе аудита производится инвентаризация процессов обработки: устанавливается перечень категорий субъектов, чьи данные обрабатываются, определяются цели обработки, состав обрабатываемых сведений, источники их получения, сроки хранения и порядок уничтожения. Существенное значение имеет выявление случаев обработки избыточных данных, то есть сведений, не соответствующих заявленным целям. Такие случаи квалифицируются как нарушение требований законодательства и подлежат устранению в первоочередном порядке.

Анализ правовых оснований обработки предполагает проверку наличия согласий субъектов либо иных юридических оснований для каждой категории обрабатываемых данных. Особого внимания требуют согласия на обработку: их содержание должно соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона «О персональных данных» и включать конкретные цели, перечень данных, срок действия, порядок отзыва. Отсутствие согласия либо его ненадлежащее оформление образует самостоятельный состав административного правонарушения.

Локальные нормативные акты оператора подлежат проверке на предмет соответствия требованиям законодательства. Политика в отношении обработки персональных данных, приказы о назначении ответственного лица, инструкции для работников, положения о хранении и уничтожении данных — все указанные документы должны быть актуальны, доступны для ознакомления и не содержать положений, противоречащих закону. Практика показывает, что отсутствие утвержденной политики либо ее несоответствие фактическим процессам обработки является одним из наиболее распространенных замечаний при проверках.

Существенное внимание при проведении аудита уделяется вопросам информационной безопасности. Оператор обязан принимать правовые, организационные и технические меры, обеспечивающие защиту персональных данных от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования и распространения. Перечень необходимых мер определяется с учетом уровня защищенности данных, устанавливаемого в соответствии с требованиями Правительства Российской Федерации. Недостаточность принятых мер защиты квалифицируется как невыполнение обязанности по обеспечению безопасности данных и влечет административную ответственность.

Отдельным направлением аудита является проверка соблюдения требований о локализации баз данных. Законодательство обязывает операторов обеспечивать запись, систематизацию, накопление, хранение и уточнение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Нарушение указанного требования влечет наложение штрафа в размере до шести миллионов рублей для юридических лиц, а повторное нарушение — до восемнадцати миллионов рублей.

Результатом правового аудита является заключение, содержащее перечень выявленных несоответствий, оценку правовых рисков и рекомендации по их устранению. На основании заключения разрабатывается план мероприятий, определяются сроки приведения деятельности в соответствие с требованиями, назначаются ответственные лица. Практика показывает, что своевременно проведенный аудит позволяет устранить нарушения до проверки Роскомнадзора, избежать административной ответственности и минимизировать репутационные риски. Профессиональное сопровождение аудита обеспечивает полноту проверки и корректность формулируемых рекомендаций, что в конечном итоге гарантирует правовую безопасность оператора.